Der Vorstand der Gartengemeinschaft Bachstücken e.V.

Die oberste Priorität unseres Vorstandes ist die Aufrechterhaltung der Gemeinnützigkeit des Vereins. Alle Vorstandsmitglieder sind verpflichtet, bei Pächterkündigungen die Inspektion der Parzelle zu begleiten und sicherzustellen, dass die rechtlichen Standards eingehalten werden.

Digitale Ausstattung für alle Vorstandsmitglieder:
Alle Vorstandsmitglieder benötigen umfassende Kenntnisse in MS365 (Word, Excel, Teams), Adobe Acrobat Professional, LGH Easy und Google Kalender zur professionellen Vereinsführung und Kommunikation.

1. Vorsitzender

Der 1. Vorsitzende ist nach § 28 BGB alleinhaftend für die Vereinsgeschäfte verantwortlich und das zentrale Gesicht des Vereins nach außen.

Aufgaben:

  • Öffentlichkeitsarbeit und Außendarstellung: Vertretung des Vereins in der Öffentlichkeit, Pflege der Kontakte zu umliegenden Gewerbetreibenden und potenziellen Spendern

  • Behördenkommunikation: Direkter Ansprechpartner für Ämter, Bezirksamt, Finanzbehörden und andere offizielle Stellen

  • Leitung aller Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen

  • Sicherstellung der Gemeinnützigkeit durch ordnungsgemäße Vereinsführung

  • Teilnahme als Delegierter an Landesbund-Veranstaltungen und Schulungen

Voraussetzungen:

  • Hohe Verantwortungsbereitschaft und Bewusstsein für die persönliche Haftung

  • Exzellente Kommunikationsfähigkeiten und sicheres Auftreten in der Öffentlichkeit

  • Fundierte Kenntnisse in Vereinsrecht, Gemeinnützigkeit und Datenschutz

  • Umfassende MS365-Kenntnisse sowie Adobe Acrobat Professional

  • Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterbildung

Aufwand:
5-15 Stunden pro Woche, abhängig von aktuellen Projekten, Behördenterminen und saisonalen Spitzenzeiten

Schriftführer

Der Schriftführer gewährleistet die rechtssichere Dokumentation aller Vereinsaktivitäten und die professionelle interne sowie externe Kommunikation.

Aufgaben:

  • Erstellung rechtssicherer Protokolle aller Sitzungen und Versammlungen

  • Digitale Dokumentenverwaltung und Archivierung mit MS365 und Adobe Acrobat Professional

  • Versand von Einladungen über MS Teams und E-Mail-Systeme

  • Pflege der Mitgliederdatenbank in LGH Easy

  • Erstellung von Aushängen, Rundschreiben und Homepage-Inhalten

  • Datenschutzkonforme Verwaltung aller Vereinsunterlagen

Voraussetzungen:

  • Absolute Sorgfalt bei der Dokumentation und Archivierung

  • Sichere Beherrschung von MS365 (Word, Excel, Teams) und Adobe Acrobat Professional

  • Kenntnisse im Datenschutz und Vereinsrecht

  • Zuverlässigkeit bei Terminen und Fristen

Aufwand:
2-5 Stunden pro Woche, intensiver vor und nach Sitzungen sowie bei besonderen Ereignissen

Kassierer

Der Kassierer verantwortet die gesamten Vereinsfinanzen und sorgt für die gemeinnützigkeitskonforme Buchführung.

Aufgaben:

  • Führung aller Vereinskonten und digitale Buchhaltung mit Excel und spezieller Vereinssoftware

  • Überwachung der Beitragszahlungen über LGH Easy

  • Erstellung gemeinnützigkeitskonformer Jahresabschlüsse und Kassenberichte

  • Budgetplanung und Kontrolle aller Ausgaben im Hinblick auf die Gemeinnützigkeit

  • Zusammenarbeit mit Steuerberater und Finanzamt

  • Verwaltung von Spenden und deren ordnungsgemäße Verbuchung

Voraussetzungen:

  • Hohe Integrität und Sorgfalt im Umgang mit Vereinsgeldern

  • Fundierte Excel-Kenntnisse und Verständnis für Buchhaltung

  • Kenntnisse in gemeinnützigem Steuerrecht

  • Zuverlässigkeit bei Fristen und gesetzlichen Vorgaben

Aufwand:
5-8 Stunden pro Woche, intensiver bei Jahresabschlüssen und steuerlichen Meldungen

Gemeinsame Vorstandsaufgaben

Folgende Aufgaben werden vom Vorstand untereinander aufgeteilt und koordiniert:

Vereinshausverwaltung (ca. 5 Stunden/Woche):

  • Kommunikation mit Nutzern via Telefon und E-Mail

  • Durchführung von Besichtigungsterminen

  • Kontrolle der Räumlichkeiten nach Veranstaltungen

  • Erstellung von Schlussabrechnungen mit Excel und Adobe Acrobat Professional

  • Koordination und Durchführung kleinerer Reparaturarbeiten

  • Terminverwaltung über Google Kalender

Social Media und Digitalisierung:

  • Pflege der Vereins-Homepage und Social Media-Kanäle

  • Digitalisierung von Vereinsunterlagen und Prozessen

  • Betreuung des WhatsApp-Kanals und digitaler Kommunikationswege

Anlagenbetreuung:

  • Regelmäßige Begehungen der gesamten Kleingartenanlage

  • Dokumentation von Zuständen und notwendigen Maßnahmen

  • Koordination mit Fachberatern und anderen Vereinsorganen

Veranstaltungsbegleitung:

  • Organisation und Begleitung von Gemeinschaftsarbeiten

  • Durchführung der Mitgliederversammlungen

  • Koordination von Pflanzenverkäufen und -verteilungen

  • Betreuung interner und externer Vereinsveranstaltungen

Hinweis: Die Verteilung dieser Aufgaben erfolgt nach Interesse, Verfügbarkeit und Kompetenz der Vorstandsmitglieder und wird zu Beginn jeder Wahlperiode neu abgestimmt.